「さて一段落、と……。ScanSnapのおかげで仕事がはかどること。ところで、青田君。相変わらず君のデスクはきれいだなあ」
「はい。デスクをいつも整理するように、心がけています」
「そうかそうか、 良いことだ」
近々事務所移転を控えた、東京都内の某社。
先日、部下の青田から、ScanSnapを活用した名刺や書類の整理方法を教えてもらって以来、緑川部長はすっかり書類整理の達人として社内に名を馳せていた。
「それより部長、今夜の懇親会は参加されますよね?」
「ああ、もちろんだ。来週は事務所の移転が控えていて忙しくなるし、今日は盛大にやろう」
「そうですね。クライアントへの挨拶状も仕上げたし、あと1時間ほどしたら、みんなに集合かけますね」
「ああ、そうだな……。私はちょっと遅れていくが、先に盛り上がっていてくれ」
「どうなさいましたか? 部長。あ、そうか! お昼からの会議が長引いたから……」
「そうなんだ。午後から挨拶状を作成するつもりだったんだが、こうして今の時間になってしまった」
「それはそれは。分かりました、私が今回もお手伝いいたしましょう!」
「いやいや、せっかくの懇親会なのだから、先に行ってなさい。私は終わり次第、駆けつけることにするよ」
「大丈夫ですよ、部長。時間までには終わりますから」
「いや、それはさすがに無理じゃないか? まあ、とりあえず少し手伝ってもらえると助かるな」

「昔のハガキならここにあるから、二人で手分けをして、PCに打ち込むか」
「その必要はありませんよ。お忘れですか? ScanSnapが解決してくれることを」
「挨拶状も作成できるのか」
「はい。もらったハガキをScanSnapで取り込んで……なんてことはしません。名刺のデータをこの間読み取りましたよね? それを使うんです」
「思い出したぞ、青田君。ScanSnapはデータをほかの場面で活用できるんだったな。つまり『名刺ファイリングOCR』で読み取った住所データを使って、ハガキを印刷できるってことか?」

「正解です! 緑川部長。ScanSnapのすごいところは他のソフトと連携できるところでしたよね 。今回は『筆まめVer.19』という宛名作成ソフトを使いましょう」
筆まめをインストールしたら、『名刺ファイリングOCR』のデータを『筆まめ』連携用のCSVに書き出すと、自動的に『筆まめ』が立ち上がり……
「これはすごい! 住所録ができている上に、自動的ではがきの宛名面がレイアウトされて、あとは印刷するだけじゃないか!」
それからしばらくして、ふたりは挨拶状を作り終えた。
先日ScanSnapでスキャンした名刺のデータを有効活用すれば、ハガキ作成もあっという間に済んでしまうのだ。
「青田君。本当にスムーズに終わってしまったな。ScanSnapの機能は理解したと思っていたのだが……可能性は無限大だな」
「ハガキについても、ScanSnapの活躍の場はまだあるんです」
「ほう。というと?」

「もらった年賀状やハガキをScanSnapでスキャンして、画像としてファイリングすると便利ですよ」
「おお! 事務所の移転を機に、昔の年賀状の整理もしたかったんだ。これで捨てられなかった年賀状も電子データとして、大切に残しておけるな」
「『筆まめVer.19』なら、先ほどデータを読み込んで作った住所録といっしょに、もらった年賀状のスキャンデータを管理できるんです。これならなくすこともないし、見たい時にいつでも見られますよ」
「やはり、ビジネスパーソンの必需品だな。 こうして振り返ってみると、ScanSnapの活用法はいくらでもあるものだ。まずは、スキャンボタンを押すだけで書類などをPDFに一発変換してくれる機能。次には名刺のデータ化によるファイリングや、そのデータに色々な情報を添付して、一元管理・閲覧できる機能だ。名刺は50音順にリスト化されたから、私はクライアントの連絡先を探すのがとにかく早くなったよ」
「なにより操作がカンタンですしね」
「うむ。一昔前 、スキャナーは使いにくいという印象があったが、ScanSnapはカンタンで驚いた。それでいて、使い方次第で仕事の効率がグングン良くなるんだから……なんだか面倒な整理や入力から解放されて、ビジネスがステップアップしそうだぞ」

「挨拶状もできたし、もらった年賀状の整理も終わった。これで来週の事務所移転もバッチリだ 」
「そうですね。じゃあ、僕はみんなに号令をかけます。おーい! そろそろ予約したお店に行く時間だぞ!」
青田が声をかけると、社員たちが駆け寄ってきた。
「挨拶状の作成は無事終わりました? 部長 」
「なに? もしかして、みんなで様子をうかがっていたのか!? なんだか、恥ずかしいな」
「誤解です、部長。……私たち、もしハガキ作成が間に合わなかったら、みんなで部長をお手伝いしようと思っていたんです」
「そうか……心配していてくれたんだな。ScanSnapのおかげで、ハガキ作成を間に合わせることができたよ。ありがとう、みんな!」
みんなは部長のデスクに注目した。
「ねえ 見て、緑川部長の作った挨拶状、とても綺麗にできているわ」
「うんうん、すごく綺麗だし、送り先の漏れもないようですね。ScanSnapでクライアントのデータを一元管理していたおかげですね!」
「そう褒めるなって。私じゃなくて、このScanSnapがすごいだけなんだから」
「もちろんScanSnapの性能は抜群ですが、部長の扱い方も一流ですよ。もう、真のScanSnapマスターですね」
「そう言われると、素直に嬉しいな……ようし、それじゃあ懇親会の店に行くとするか!」
「はい!」
こうして無事、挨拶状は間に合い、社内は暖かい雰囲気で包まれた。
緑川部長とその部下たちは、足取りも軽く街に飛び出して行ったのだった。

さて、 ScanSnapをご紹介するお話はこれでおしまいです。 緑川部長たちはますますスッキリした気分で新しい事務所に移転していくことでしょう。 新しい事務所でもきっと、ScanSnapの活用で、仕事がスイスイはかどるはずです。
あなたの会社では、整理のできなくなった大量の名刺や、古い年賀状、捨てられない過去の書類などはありませんか? これを機会に、ScanSnapを導入してみてはいかがでしょうか。