社内の帳票や伝票類、社員の個人情報などを一手に管理する総務・経理部門。担当者にとっては、大量の文書類の整理や保存、注意を要する文書の取り扱いは大きな負担。そのため、本来の業務効率がなかなか上がらないという会社も少なくないのではないでしょうか。特に、経営者が総務と経理の担当者も兼ねるなどという小規模の会社では、経営者自身が日々書類の山との格闘に明け暮れている・・・なんていう話も耳にします。
近年、そんな総務・経理部門の方々から注目を集めているツールが、スキャナです。例えばビジネスユースに最適なScanSnap S510を使えば、大量の文書もスピーディーに電子化できる上、個人情報の管理もとっても簡単。効率的な文書管理が可能となります。
会計士・労務士宛機密文書もらくらくデータ送付
PDFにパスワードを設定すれば、機密書類もメールで安心して送信できる
総務・経理部門の業務では、さまざまな場面で会計事務所や労務事務所に書類を送付する作業が発生します。その文書のほとんどは、社内機密や個人情報が大量に含まれるもの。FAX送信では、どうしてもセキュリティー上心配なケースが出てきてしまいます。
そこで、ScanSnap S510を使って読み取ったPDFファイルにパスワードを設定（※）してメール送信すれば、文書の機密性を守ることが可能なのです。（※Adobe® Acrobat®の機能です）
「これまで、会計士さんなどから領収書のコピー等を請求されると、席を立ってキャビネットに行き、ファイルから必要な書類を探し出した後、コピーを一部取って手書きで宛名を書き、FAX送信してから確認の電話を入れ、その後FAX送信した文書をピックアップしてシュレッダーにかけて処分する……と、なんとも手間のかかる作業を繰り返していたのがまるで嘘のようです。ScanSnap S510が会社にきてからは、一連の作業が全てパソコン上で完結できるので、大変助かっています」と、担当の丸山さん。仕事の効率が上がったため、帰宅時間も早まり、家族も大喜びとのこと。「作業の時間短縮だけでなく、途中で仕事が中断されなくて済むので集中力や生産性を維持できることが、何よりうれしいですね」。
必要な文書はパソコン内の「書棚」で即閲覧！
「ｅ-スキャン」もワンプッシュで簡単！
オフィスのバインダーがそのままパソコンの中に
PDFファイルを開かなくても、ページをめくる感覚で文書の確認が可能
四方八方に書類の山、壁にはさまざまなファイルが所狭しと並べられている……。企業の総務・経理部門のオフィスは、こんな風にどうしても窮屈になりがちなもの。それというのも、財務・税務関係の帳票類は保管が義務づけられているからでもあります。ところが、今からちょうど３年前、総務・経理部門に一つの朗報がありました。2005年4月に施行されたe-文書法です。これは、従来紙による保存が義務付けられていた文書を電子保存することを認めるというもの。まさに、紙資源の無駄や文書保管にかかるコスト軽減が考慮された画期的な法律といえるでしょう。
せっかくのメリットの多いe-文書法。これを総務・経理部門としては利用しない手はありません。しかし実際、大量の文書を前にどこから手をつけてよいかわからないという現実もあります。
そこで、頼りになるのがScanSnap S510。ドキュメントファイリングソフトウエア「楽2ライブラリ」を活用すれば、オフィスのファイルをそのままパソコン内に保存することができるのです。使い方は簡単。紙をセットし、e-文書法対応の「e-スキャン」ボタンを押すだけ。スピーディーに電子化された書類は、次々とパソコン上で「バインダー」ごとに「書棚」に並べられていきます。
「楽2ライブラリは、目次やインデックス機能で用途別に書類を管理できるので、必要な文書が一目でわかるのでとても便利です」と丸山さん。ふと周囲を見回してみると、オフィスはすっきり片付いています。「ScanSnap S510を導入してから、社内の紙文書は半減しました。紙の書類はもともとなくしやすいもの。データ保存に慣れてしまうと、紙よりもかえって安心感があります」。１台でオフィスの省資源、省スペースを実現したScanSnap S510。「コストパフォーマンスは本当に高いですね」。
スキャンしたサンプル（e-スキャン）を見る
スタッフへの情報共有も効率アップ！
自分のペースで情報共有できるのでスタッフの集中力もアップ！
総務・経理部門には、社内の文書だけではなく、外部からの書類も多く送付されてくるもの。こうした書類を社員全員に回覧し、情報共有をはかるのも大事な業務です。
「これまでは、社会保険事務所などから送られてきた重要書類は、必ず全員が閲覧したことが確認できるよう、全員分コピーして配ったり、順に回覧して確認サインをもらったりという作業をしていました」と丸山さん。ところが、ScanSnap S510を導入してからは、こうした手間は大幅に軽減。回覧を要する書類をワンプッシュでスキャンしてPDFファイルでメール送信するだけとなったとのこと。「こちらとしても全員に送ったという記録が残りますし、回覧物によって仕事の流れを中断されずに済むとスタッフからも好評です。また、一度書類をスキャンしておくと、いつでもWordやExcelデータに変換できる点も便利ですね」。
今後は、スタッフ間のコミュニケーションを深めることにもScanSnap S510を活用することを検討中。今度はどのような活躍をみせてくれるのでしょうか。
