ScanSnap

ScanSnapは、チラシやDMなど、印刷物を多く扱う朝日新聞の販売店でも大活躍しています。多忙な販売店で、ScanSnapがどのように使われているのか、埼玉県、戸田市にあるASA戸田・北戸田の事務センターを取材しました。

　新聞販売店では、新聞を各家庭に配達するだけでなく、地域に配る折り込みチラシの保管も、大事な仕事のひとつ。チラシは地域に密着した情報だけに、お客様からの問い合わせも多いといいます。ここ、ASA戸田・北戸田事務センターでも、問い合わせに備えて、日々の折り込みチラシを日付順にファイルして保管していましたが、すぐに目的のチラシを探し出せないのが、スタッフの悩みでした。
「お客様から、『１週間ぐらい前に入っていた、百貨店のチラシをもう一度届けて欲しい』というリクエストも時々あるんですよ。そんなとき、記憶だけを頼りに、過去のチラシを探すのは、手間がかかる作業でした。たった１枚の紙を探すのに、時間がかかることってありますからね。そこで、ScanSnapを導入することになったんです。今は、パソコンにキーワードを入力するだけで、目的のチラシを探して閲覧することができるし、仮にそのチラシがもう無くなっていたとしても、「クイックメニュー」でそのチラシデータを簡単にプリントアウトできるから、とても助かっています。おかげさまで、仕事のスピードもアップしました。何より、お客様に喜んでいただけるのが嬉しいですね」と、森本政美さん。

　現在、ASA戸田・北戸田で管轄する新聞配達先は、7000軒以上にも及んでいます。たくさんあるお客様情報の管理にも、ScanSnapは欠かせないツールとなっているのだそう。
「『留守にするからしばらく新聞を休刊したい』、『来週月曜の朝刊とアエラを一緒に配達してもらいたい』など、配達時にメモをくださるお客様がいますが、口頭伝達やメモの写し書きでは、間違いが生じる危険があります。そこで、ScanSnapを活用してみようということになりました。配達員は、それらのメモを持ち帰って、すぐにScanSnapでスキャン、保存しています。ScanSnapで読み取ると、ファイル名が年月日・時間・分・秒で設定されるので、いつ、何時ごろ受け取ったものかすぐに分かって便利です。データは全て「ScanSnap Organizer」で保管し、スタッフには出勤したらまずこれを確認し、新しいメモがないか確認させてます。こうすれば、サムネイルでスキャンしたデータを一覧でチェックできますし、出勤日が異なるスタッフでもお客様の情報共有がスムーズにできます。

　今では、スタッフ全員が活用しているScanSnap。使いこなせるようになるには、なにかコツが必要なのでしょうか？
「操作はスキャンボタンをワンプッシュするだけと簡単なので、パソコンに不慣れなスタッフでも難なく使っています」と話すのは、ASA戸田・北戸田を統括するエンドー商事の代表取締役・遠藤豊さん。ScanSnapを導入して、仕事の流れがとてもスムーズになったといいます。

「ScanSnapはコンパクトで場所もとらないし、軽いので持ち運びも楽です。ノートパソコンと一緒に持ち運んでも、さほど重くないので、新聞を保管する部屋やデスクの上など、いろいろな場所で使えます。忙しい職場なので、使いたいときにそばにあるのがいいですね」。
　家庭へ確実に新聞を届ける配達業務は、日々、時間との戦い。ScanSnapは、忙しい配達員の皆さんを助ける、重要な一員となっているようです。