日々多くの顧客と接する営業担当者。そのデスクの上には、膨大な量の名刺や企画提案書などが散乱・・・。そんな光景はどこの企業でもおなじみかもしれません。日中は外回り、夕方は会議、夜は企画書作りなどに追われる営業担当者には、名刺を整理してバインダーに並べて入れたり、大量の文書をファイルに保存したりする余裕などないのが実情かもしれません。しかし、情報管理能力がなければ、良い仕事もできないというのも厳しい現実というもの。
あらゆる書類を簡単、スピーディーにデータ化してくれるScanSnap S300は、そんな忙しい営業担当者の心強い味方がとなってくれるツール。名刺の束も資料の山もこれ一台あれば、整理整頓できてしまう優れものです。
早速、営業部門における、ScanSnap S300の活用事例を紹介しましょう。
ワンプッシュで大量の名刺情報をパソコン内に保存
営業担当者は名刺を配るのが仕事とも言えるほど、日々多くの人と名刺交換をするもの。しかし放っておくと、デスクの上に無造作に束ねられた名刺は増えていく一方となります。いつか時間がある時に整理しようと思ってはいても、そのまま名刺の量は増え続け、収拾つかなくなっている営業担当者も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デスクの上にたくさんの名刺がたまりにたまった営業担当者の山田さんに、ScanSnap S300を試していただくことに。まず、ビジネスバックに収まる軽量かつコンパクトな本体をパソコンの隣に設置。ノートパソコンのUSBコネクターに接続すれば、AC電源のない場所でも気軽に使用可能です。あとは、名刺の情報管理ソフト「名刺ファイリングOCR」を立ち上げて、スキャナに名刺を差し込み、スキャンボタンをワンプッシュするだけ。
五十音順に整理しても必要な名刺を探すのには意外と時間はかかるもの
鞄に収まるコンパクトなボディ。重さはなんと1.4�圈�
「スキャンするだけで、名前、会社名、会社の所在地、電話番号、電子メールアドレス、URLなどの項目ごとに自動的に整理されていくのを見て、この賢さにびっくりしました。検索や宛名印刷も本当に簡単。もっと早く使っていればよかったです」と山田さん。
名刺情報の管理だけではなく、インターネットと接続すれば、企業データ、株価、地図、天気などの情報も検索可能。「スキャナと名刺だけで本当に多くの情報を活用することができるなんて驚きです。これは使わない手はないですね！」。
ワンプッシュでスキャン開始
あっというまにスキャン終了！
会議資料もデータで共有化、ペーパーレス会議も可能に
こんな状態では大切な資料も紛失してしまいそう……
資料をデータ化すれば急な会議も対応ＯＫ！
予算会議や戦略会議、企画会議、新商品の勉強会など、営業担当者は日々たくさんの会議に追われています。それぞれの会議の資料を用意して人数分コピーして配布したり、資料や議事録を保存したりするだけでも、意外と大変なもの。忙しい合間を縫っての作業になるため、出席者の人数を間違えたり、資料が一部抜けていたり、はたまた資料を紛失してしまったり……というミスを犯してしまうことも。
なにかと厄介な会議資料。試しに、PDFデータで出席者全員に送ってみてはいかがでしょうか。ScanSnap S300を使えば、他社製品のチラシや雑誌・新聞記事の切り抜きなどデータ化されていない資料も即座にPDF化でき、手軽にメール送信が可能です。
「営業担当者のデスクには本当にいろいろなものが積み重なっていて、せっかく会議資料を配ってもなくされるんじゃないかという心配はいつもあります。でも、メールでデータ化したものを送ることができれば、なくされる心配は解消されます。また、会議資料には機密文書も多いので、情報漏洩の不安もなくなりますね。会議にパソコンを持ち込めば、ペーパーレス会議も現実のものになるかもしれません」と山田さん。
営業担当者のデスクのペーパーレス化も近い将来、実現するかもしれませんね。
チラシや手書きメモもデータ化して即活用！
一気に両面のスキャンが可能
画面を取り込み、データを送信！
営業担当者のもとには、クライアントからさまざまなリクエストがくるもの。その対応によって、新たなビジネスの可能性も生まれてくることも少なくないでしょう。
山田さんのところにもよく、クライアントから新しい商品のチラシを大至急送ってほしいとの連絡があるとのこと。「これまでは、そうした要望にはFAX送信で対応していましたが、このScanSnap S300を使えば、チラシをPDF化してメールで送ることもできますね。せっかくのカラーのチラシ。クライアントが感じるインパクトはFAX送信のモノクロ紙とは雲泥の差であることは間違いありませんよね」と山田さん。
これからは、こうしたケースには必ずScanSnap S300を活用したいとのこと。「また、クライアントとの打ち合わせの際に発生する手書きメモなどもすぐにデータ化してチーム全員に共有できるので、細部にも行き届いた対応が可能となりますよね。こうした積み重ねがビジネスの可能性を広げていくのだと思います！」。
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