仕事の道具箱

日付を押して輪ゴムで留めるだけ 超簡単な名刺整理術

  • 文・美崎栄一郎
  • 2017年7月7日

たまっていく名刺。整理をさぼるとどんどん面倒になっていく(kyoshino/gettyimages)

 名刺整理はビジネスをしていると避けては通れない作業の一つだ。だが、正直面倒くさい。人と会うのはいいけれど、会えば名刺が“溜(た)まる”。本来ならば、“貯まる”と書くべきだが、処理しないといけない書類のようになってしまいがちなので、あえて名刺が溜まると表現したのだ。だが、楽な方法が見つかった。

 名刺を一元管理するには、50音順ごとに並び変えたり、会社名ごとにファイリングしたりすることではなく、単に日付を書いておくことだけだった。書くのも面倒なので、今は日付スタンプ(筆者が使っているのはシヤチハタのXStamper3号)を押している。

日付スタンプを

 肩書が変わる、部署が変わった人からは名刺をもらうだろう。そのときに、どっちの肩書が最新なのか名刺だけでは判断しづらい。だが、名刺をもらった日付のスタンプが押されていれば、どちらが新しいかは一目瞭然だ。名刺整理とは、こんな簡単なことだったのだ。日付があればすべてが解決する。

 あの展示会で会った機械メーカーの……とかだけ思い出せたときに、名刺を探すのが大変だ。営業マンの名前も会社名も思い出せないことはよくある。だが、今は違う。手帳を見て、展示会の日付を特定し、その日付の押された名刺を探すだけだ。名刺は会った日付が分かれば、それ以外の情報が無くても必ず検索できるのだ。時系列で並べておくだけ。ファイルはしない。この名刺整理法は、『超速片づけ仕事術』にも書いたが、名刺整理する時間が速攻で片付くのでオススメだ。

 日付を書くだけならば、道具は要らないが、たくさん書くのは面倒だ。日付スタンプを押すだけであれば、100枚あっても1分もあれば終わる。同じ日付を押すだけなので、楽だ。その日に印象深かった人を一番上に持ってきて、輪ゴムで止める。それを時系列に並べておくこと。以上だ。2分もかからない。検索するときは、手帳を開いて、日付を確認する。もしくは、グーグルカレンダーの予定をキーワードで検索して日付を特定する。そして、その日の名刺の束を見に行けばよい。

こんな感じに日付を押したら、時系列に並べるだけ

 今は、ドキュメントスキャナーで読み取って名刺もPDF化しているが同じ日の名刺が一つのPDFになっている。PDF書類中のスタンプの文字は文字として認識されるので、日付スタンプの文字を利用して検索もできる。スタンプの文字ならば、確実に文字認識(OCR)される。

 おそらくこれが名刺管理で一番早い。ファイルするより何よりも。そのためには、このシヤチハタのXStamper3号が欠かせない。浸透印なので、朱肉も不要だ。正式名称は、Xスタンパー回転日付印欧文日付3号だ。サイズによって号の数が変わる。いろいろな文具を持っているが、この3号は毎日使っている相棒なのだ。

参考URL
Xスタンパー回転日付印欧文日付3号
https://www.shachihata.co.jp/products/new_item/
kaitendate/index.php

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PROFILE

美崎栄一郎(みさき・えいいちろう)商品開発コンサルタント、ビジネス書作家

花王でさまざまな商品のプロジェクトリーダーを務め、独立。講演やコンサルティングで全国を飛び回る毎日。
著書に『「結果を出す人」はノートに何を書いているのか』(ナナブックス)『[書類・手帳・ノート・ノマド]の文具術』(ダイヤモンド社)『iPadバカ』(アスコム)『アイデアは才能では生まれない』(日本経済新聞出版社)『ヒットの謎解き』(日経BP社)など30冊以上。>http://note272.net/

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