会議のチカラ
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会議の席順 いつもの席でないと落ち着かない

どうやって会議の席順を決めればいいのか。設定する人にとっては、神経を使う仕事でしょう。席順は、組織の序列とも関係していますから。筆者は10年ほど前に大企業の役員から「一番奥の真ん中の席から、役職の偉い順番に座るのが一般的な会議のしつらえだ」と聞いたことがあります。

奥の「上座」に役員がずらりと並び、入り口付近には部長が並ぶ。ピラミッド型組織の序列に従い、だれがどこに座るかという指定席ができている。会議の席順を通して、幹部たちの権威は強化されます。しかし、権威を強化するような会議から、イノベーションにつながるような気づきは得られるのでしょうか。

「本当に話した方がいい重要なこと」をみんなで

スコラ・コンサルト「対話普及チーム」メンバーの高木穣(ゆたか)さんは、スコラ・コンサルトが価値のある会議を創出するための手段として提唱する「オフサイトミーティングⓇ」を実施した際、コンサルティング先の企業でこんな質問を投げかけられることがある。「私はどこに座ればいいのでしょうか」。「いつもの席でないと落ち着かない」――。

会議の席順 いつもの席でないと落ち着かない
会議の席順は組織の序列を示すこともある 写真=Igor Kutyaev/Getty Images

まず、オフサイトミーティングとは何か。下図にあるように、通常の「会議」と「飲み会」の中間にあるような位置づけの会議だ。立場を背負って、まじめにまじめな話をするのが一般的な「会議」。気楽に気楽な話をする場が「飲み会」。オフサイトミーティングは、気楽にまじめな話をする場だ。

会議の席順 いつもの席でないと落ち着かない
©スコラ・コンサルト

一般的に「会議」はどうしても、職掌上の役割としての発言が期待され、本音でじっくりと話す空気にはなりにくい。一方で、「飲み会」は本音の話がでてくるものの、気のあう仲間で集うので、多面的な意見や考えが集まりにくい。さらに、「飲み会限り」の話に終始し、言いっ放しで終わってしまう傾向がある。

「本当に話した方がいい重要なこと」を引き出すために、オフサイトミーティングでは一般的な会議とは異なる非日常的な舞台を用意する。

代表的なルールが、上座、下座をつくらないことや、椅子を丸く並べて、参加者がなるべく等距離で向き合える座り方をすることだ。

高木さんは、あえて経営トップにドア付近の「下座」に座ってもらい、その反対側の「上座」は副社長が座ってもらうようにしている。その後、参加する役員に円形に並べられた椅子を示して、「お好きなところにどうぞ」とすすめると、ほとんどの人が「一体、自分はどこに座ればいいのだろうか」と困惑し、入り口のドアで立ち止まってしまうという。

「指定席」ができている会社は会議が儀式化しやすい

高木さんのこれまでの経験を踏まえると、会議の席順が「指定席」で決まっている会社は、会議が儀式化し、一定のパターンで進行する傾向が強い。例えば、最初に役員Aが提案すると、必ず役員Bが反対する。だいたい、同じ順番で役員が持論を展開し、最後に社長が判断する。あらかじめ想定された予定調和的な結論に落ち着くことがほとんどだという。

変化の激しい時代。本来は、10年後に会社はどんな仕事をすべきなのか、とか、社員の働く意欲を高めるにはどうしたらいいのかといった本質的な話題を深められればいいのだが、なかなかこうした「本当に話した方がいい重要なこと」にはたどりつかない。

オフサイトミーティングでは、肩書や立場を超えて、リラックスした雰囲気の中でお互いの話を聴くことを大切にしながら、考える場だ。自分の弱みも出すくらい「素」の自分を出し合う、自分の言葉で語る。こうしたルールを元に開かれる会議で組織を活性化させる「知恵」や「アイデア」が生まれてくるという。

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