会議のチカラ
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オンライン会議 画面にネコが横切るぐらいがいい

スコラ・コンサルトの若山修さんが、オンライン会議に参加して感じるのは、参加した人たちが気持ちでつながり、本音で本気の話ができるようになるために必要な「気楽さ」が欠けていることだ。

オンライン会議の最中に飼っているネコが仕事部屋に入ってきて、「ニャー」と鳴く。マイクの音声はオンになってしまって、鳴き声を参加者に聞かれてしまった。そんなとき、「申し訳ございません」「ごめんなさい」とすぐに謝ってしまう人もいる。

オンライン会議 画面にネコが横切るぐらいがいい
ネコが画面にうつるぐらいの気楽さが会議には必要 写真=VidorHsu/Getty Images

会議の質を高めるきっかけになる「気楽さ」

若山さんによると、こうしたアクシデントは、逆に会議の質を高めるチャンスでもある。「気楽にまじめな話をする」という「オフサイトミーティングⓇ」のコンセプトの「気楽さ」を演出するきっかけになるからだ。

「参加者は『うちのネコなんです。会議のたびに登場してしまうんですが、かわいいでしょ』と紹介できるぐらいの気持ちに余裕があった方がいい。パソコンの前をネコが横切るぐらいがちょうどいいのです」と若山さんは説明する。会議の雰囲気が明るくなるし、自然と「気楽」な雰囲気になる。ネコを話題にした言葉のやりとり(雑談)によって、参加者同士の親密度も高まっていく。

筆者がオンラインで取材したとき、若山さんの書斎を飼い猫が悠然と通り過ぎる場面があった。「時間内に質問を要領よく終わらせないといけない」というプレッシャーを感じていて、気楽な状態とはいえなかった筆者に、心のゆとりが生まれたのは確かだ。

そもそも会議では「気楽のハードルが高い。もっと下げた方が本音の話が出来ますし、お互いの信頼関係が強まるきっかけになります」と若山さん。

オンライン会議 画面にネコが横切るぐらいがいい
オフサイトミーティングの位置づけ ©スコラ・コンサルト

オンライン会議では「ビデオはオン」「ミュート解除」を基本にしたほうが、参加者同士の親密度は高まるが、自宅の様子を見せたくない人もいる。そういう人には無理強いをすべきではない。それぞれの快適な状況を尊重することが大切だという。

また、オンライン会議では目線を合わせることが難しいので、名前をちゃんと呼ぶことも大切だ。うなずいたり、笑ったりと、できるだけ大きくリアクションをとることも、相手の話を聞いていることを示し、本音を引き出すために有効だ。

議論が盛り上がってくると、声が重なってしまうのは、オンラインならではの光景だが、若山さんは「声の重なりを気にしていると、話し合いが滞ってしまいます」。「よくあること」と割り切って、気にしないことが大切だという。

問題意識を短時間に共有できる「チャット機能」

オンラインの機能で若山さんが気軽に使うことをすすめているのが「チャット機能」だ。それぞれが何を考えていて、どんな問題意識を持っているのか。チャットに書いてもらうことで、それぞれの思いや考えを短時間で共有できる。

オンライン会議 画面にネコが横切るぐらいがいい
オンライン会議をスムーズに進めるためのルール ©スコラ・コンサルト

「では今、考えていることをチャットに書いて、せーので見せ合いましょう」。そんなかけ声とともに、同じタイミングで意見を出してもらう。読んでいるうちに、「あの人とは考えていることが同じなのか」「なるほど、そういう切り口の考えがあったのか」というように自然な流れでそれぞれの意見が共有されていく。チャット機能をうまく使えば、発言のタイミングがかぶさってお互いに気まずい思いをすることも回避できる。

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