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Q.大学の先輩に就活相談のメールを送ったら、「メールの書き方にもっと気をつけるように」と指摘されました。どうしたらよいのでしょう。

<第10回> 文 篠原真喜子

 就活が本格化してきて、企業の方や大学の先輩とのメールのやりとりが増えるこの時期。失礼にならないよう気をつけるのはもちろん、「ちゃんとしているな」と思わせるメールの書き方をマスターしたいですね。

 私自身も学生の方からたくさんのメールをいただくのですが、「正直これはちょっと……」と思うメールも多いのがホントのところ。まだメールに慣れていないだけと理解していても、お返事する気がなかなか起きない場合もあります。では、どんなことに気をつけたらよいのでしょう。

メールアドレスや表示名に注意!
 まず初めに、メールアドレスや表示名が「就活に適しているものか」確認してみましょう。メールアドレスは、人からけっこう見られています。普段使っている「自分以外の名前や趣味、日付と思われる数字など、個人的な内容が含まれているようなもの」を、そのまま使うのはおすすめしません。表示名が名前ではなく、ニックネームの人もいました。学校指定のメールアドレスがあればそれを使う、就活用に新たに取得する際には、シンプルで、さらに自分の名前が入っているといいと思います。就活中はメールの数が普段の何倍にも増えますので、就活用のメールアドレスを取得すると情報整理にも便利です。

件名は簡潔に用件を。大学名・名前も入れて
 「OB・OG訪問のお願い/〇〇大学 朝日陽子」
 「ES添削のお願い/〇〇大学 朝日陽子」

 件名だけ見て、用件と送り主がわかるようにしましょう。社会人は一日に何十通ものメールが届きます。自分が送ったメールを開封してもらえるように、単に「お礼」「お願い」などシンプルすぎる件名にしないのもちょっとしたコツです。また、LINEやインスタグラムなどのダイレクトメッセージ機能に慣れると、件名をつけ忘れる人も多いようです。「無題」や「Re:」だけにならないよう、宛先と件名は送る直前に再度確認しましょう!

書き出しは、相手の会社名、部署名、名前から始める
 株式会社〇〇
 営業グループ 営業第一課
 朝日一郎様

 相手の会社名、部署名、名前の順でこのように書きます。いきなり用件から始めるのはマナー違反。そのあと、挨拶(あいさつ)や自己紹介、お願いしたいことを簡潔にまとめましょう。メールのやりとりが複数回続いてきたら、「○○様」とお名前のみにしてもいいと思います。でも、くだけすぎるのはNG。就職セミナーで一度お会いしただけの学生さんから「篠原さん こんにちは!」というメールをいただくことが結構あります。メールをもらうのはうれしいけれど……気持ちはちょっと複雑。相手が親しく話をしてくれたとしても、マナーは大切。気をつけてください。

メールの最後には、署名をつける
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△△大学経済学部社会経済政策学科3年
田中 二郎(たなか じろう)
E-mail:jiro-tanaka@×××ac.jp>
TEL(携帯):090-1234-××××
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 本文の最後には「署名」を入れましょう。学生であれば、名前・大学名・学部・学科・学年・メールアドレス・連絡先電話番号が基本的な項目です。たまに、自宅住所まで入れている学生さんがいますが、住所まで入れる必要はないと思います(安全面も考慮して……)。また、名前が読みにくい場合は、ふりがなをカッコ書きにすると丁寧です。

お礼メールは24時間以内に。学んだことも一言添えて
 面談や添削をしていただいたら、お礼のメールは24時間以内に送りましょう。その際「ありがとうございました」だけでなく、先輩にお会いして学んだこと、添削していただいた点を今後どう生かしていきたいのかなどを書き添えると印象アップです。「ちゃんと自分の話を聞いてくれていたんだな」「しっかり理解できたんだな」と、先輩たちもうれしいはず。

 いかがでしょうか。メールは基本のき。初めは少し苦労するかもしれませんが、慣れてしまえば意外と簡単! ポイントを押さえて、「またなにか困ったことがあったら相談にのってあげよう」と思ってもらえるメールを目指しましょう。

篠原真喜子(朝日新聞社 就活キャリアアドバイザー)
プロフィル 篠原真喜子(朝日新聞社 就活キャリアアドバイザー)

2003年入社。自身の就活経験を生かして、2004年に「朝日就職フェア」を立ち上げる。以降、同フェアの企画・MCとして活躍。雑誌「CanCam」「エアステージ」の就活特集にも「就活のプロ」として登場。キャリア支援した学生はのべ5万人。国家資格キャリアコンサルタント。

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