企画制作：朝日新聞社メディアビジネス局 広告特集
PR：Sky株式会社
名刺は会社の資産、企業が守る時代に
Skyが提案する名刺管理の新しいスタンダード
「業務で得た名刺の情報は 会社の重要資産です」
今まで当たり前のように使ってきた「名刺」の扱いについて、問題提起のメッセージを投げ掛けるサービスが話題を呼んでいる。Sky株式会社が発売した「SKYPCE（スカイピース）」。名刺の情報を会社の資産として管理し、営業支援などに活用することができるサービスだ。
出会った人と名刺を交換する行為は、日本固有のビジネス文化として根付いている。しかし、デジタル技術の普及と個人情報保護の意識の高まりにより、名刺の管理は大きな課題となりつつある。
従業員が個人で管理しがちだった名刺情報を、企業や組織として管理・運用することが求められている。顧客情報となりうる重要なデータだからこそ、情報資産として安全に守ることが大切だ。
名刺情報を社外のクラウドを利用した第三者が提供するサービスに預けず、自社でしっかりと管理して企業戦略に生かそうという「SKYPCE」。そのコンセプトや導入効果などについて、商品企画を担当する同社ICTソリューション事業部副本部長の金井孝三氏に聞いた。
新入社員の名刺の扱い、マナーは教えるけど管理は…
――企業や組織での名刺の取り扱いについて、どのような点が課題だと感じられていますか？
新入社員研修などで、名刺を交換する際の「マナー」は指導しても、名刺をどう「管理」していくかを教育している企業は、とても少ないと思います。現在、ほとんどの企業は個人情報の含まれるデータは特に厳密に管理しているのですが、重要な取引先の情報も含んでいる個人情報である名刺だけは、管理するためのルールを定められている企業が意外と少ないように感じています。
名刺交換は営業活動の中で行われる行為の一つであり、名刺の情報は顧客リストの元データにもなるものです。企業が守らなければならない個人情報であるにもかかわらず、適切に管理されていないのは大きな問題です。昔からずっと使われている名刺が私たちにとって身近過ぎる存在であるからこそ、管理・活用していくという視点が抜けていたのではないかと考えられます。
業務で利用する名刺情報は、集約されて利用されるため個人情報データベースとして会社が管理しなければなりません。今年4月には改正個人情報保護法が施行され、今まで以上に個人情報として適切な扱いが求められていくでしょう。
――営業活動で出来た人脈は、人にひも付くスキルであると考える方も存在しますが、特にそういう意識が強い方は名刺交換でもらった相手方の名刺を退職時などに会社に残しておくという意識が欠けていたかもしれません。
名刺交換した相手の方と会社を超えた関係を築いていることを否定するものではありません。そもそも、会社を超えた関係を築かれているのであれば、前の会社に名刺を置いていっても相手と連絡は取れるはずです。多くの会社は、会社で割り当てられたルートセールスの営業先の名刺情報を転職先で使うのは、問題だと感じていると思いますね。
ITによる新しい課題も出てきました。個人向けに提供されているフリーの名刺管理ツールを、多くの人が利用していることです。転職時に紙の名刺を全て返却されても、名刺管理ツールのデータを持っていかれてしまっては、企業にとって望ましいものではなく、情報漏洩（ろうえい）のリスクもあります。
そのようなツールはサービス事業者と従業員個人の間で契約しており、約款では個人の私的範囲での利用目的に定められているはずです。しかも、会社の側は個人が契約してフリーの名刺管理ツールを利用されていることを知りえず、ほとんどの場合は実態を把握されていないのではないかと思われます。
組織全体で活用する、名刺のあるべき姿へ
――名刺管理サービスの市場規模は、個人向けも含めてどれぐらいなのでしょうか？
当社の推計では、法人向けの名刺管理サービスを利用しているのが国内で約１万社強ぐらいかと思います。フリーの名刺管理ツールは日本だけでも数百万の利用者がおられ、約款などでは個人利用に限るなど記載されていても、実際には会社業務で使われているケースが相当多いのではないでしょうか。
――Skyが考える名刺管理のあり方について教えてください。
昔の名刺と今の名刺では、記載内容も変化し、現在の名刺はメールアドレスが記載され、営業の方々であれば携帯電話番号やダイヤルインの番号も記載されているなど、個人情報としての重要度も高くなっており、その上、営業戦略においても活用することで新しいビジネスが生まれる可能性が期待出来ます。会社が名刺を管理する仕組みを用意して、情報を資産として適切に管理し、個人ではなく組織全体で営業に活用していくことがあるべき姿です。
名刺交換した顧客を営業として追いかけるべきかどうかは、名刺交換した本人の「個人」の判断の基準で今まで行われてきました。それでは、他の部署にとって価値のある顧客であっても、埋もれてしまう可能性がありました。名刺情報を全てデジタルデータ化し、会社全体で共有することによって、顧客との接点を最大限に生かして企業の発展に貢献できると考えています。
データを外部に預けない「SKYPCE」 さっそく反響
――「SKYPCE」の名刺管理サービスとしての特徴は？
クラウドではなくお客様のオンプレミス（自社運用）でサービスをご提供させていただくことで、お客様がハンドリングできるところに全てのデータがあるのが大きな特徴です。
「SKYPCE」発売前に色々なお客様にヒアリングしたところ、第三者に名刺情報の管理を委託するクラウド型のサービスには、心理的抵抗を感じるお客様が多数おられることが分かってきました。他の業務のデータはクラウドを利用しても、顧客リストの起点となる名刺については、自社の手の届くところに全データを持っておきたいというお気持ちが強い企業様が想像以上に多かった現状が見えてきました。そのため、クラウドにデータを預けるタイプの名刺管理サービスについては、導入を断念された企業も複数あることが分かってきました。
「SKYPCE」をリリースした後も、「名刺管理はクラウド型しかないと思っていたけど、オンプレミス型があるのならそちらを選びたい」といった声をいただくなど、反響が大きくて驚いています。
――セキュリティーが厳しい企業でも、オンプレミス型なら導入しやすいのですね。
名刺情報を利用している会社様が独自のデータを付与され、営業機密として扱うべきデータとなるものを外部の事業者に任せる場合、社内規定の大幅な変更やルールの見直し、利用するサービスのセキュリティーチェックの調査など、セキュリティー担当の部署にとっては手間の掛かる作業となります。社内の管理下でデータを管理するオンプレミス型であれば、ルールを大きく変更せずに済みます。
また、当社の情報セキュリティー対策商品「SKYSEA Client View」などと連携することで、セキュリティーをさらに強化することが可能です。名刺管理画面の画面キャプチャーやUSBメモリーの利用を禁止するなど、個人情報を安全に管理します。
社内からの改善の提案は約1万件 改良に生かす
――業務を支えるサービスで知名度も上昇中のSkyが、一般のビジネスに身近な名刺管理のアプリケーションを開発した経緯は？
「SKYPCE」の名刺スキャン・登録画面。社員から寄せられた多くの改善提案が生かされている
私どもが他社の名刺管理サービスを利用していた際に、課題に直面したのがきっかけでした。クラウド型のサービスだと自由度が低く、事業者が定めたルールに沿った形でしかデータを取り扱うことができません。そこで、自社でオンプレミス型の開発をまず進めて、同じように名刺管理の選択肢がクラウドにデータを預けるタイプしかない現状に困られている企業の方々に向けて、商品化させていただくことになりました。
――社内のテスト運用で得た知見はどう生かされていますか？
実は、今回商品化された画面のインターフェースは、社内の現場からの意見によって全面的に作り直したものです。当初の画面はリストが並ぶ形でしたが、名刺というものはデザインや相手の顔と一緒に覚えているので、名刺のデザインが最初から見えるようにしてほしいという要望がありました。一方で、名刺の画像を大きくすると、表示できる数が減ってしまうので、検索性を高めるなどの議論も重ね、現在の画面に落ち着きました。
「SKYPCE」の閲覧画面。名刺デザインも表示するインターフェースに
これまで1年以上かけて、約3300人の社員全員で運用して定期的にヒアリングを行い、1万件以上にも及ぶ意見が寄せられました。その中から数百件の改善項目をまとめ、それらを一つ一つ改善していきました。
――「SKYPCE」は1月末にリリースしたばかり。Skyの社内ではどんな導入効果が見られましたか？
たとえば、新規に営業活動をしようという時に、アポイントをいただける率が非常に上がったと思います。ある会社を訪問したい時には、まず「SKYPCE」で検索をかけて、その会社の名刺を持っている社員がいれば、そのルートから紹介してもらうことができるようになります。
営業支援ツールなどと連携の予定
――将来の「SKYPCE」のバージョンアップや目指す方向を教えてください。
名刺を組織の重要な資産として、安全に管理する取り組みを広めていくことが大事ですが、管理して終わりではありません。企業の売り上げや利益に貢献していくことが、とても重要です。世の中でよく使われているSFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）、MA（マーケティングオートメーション）との連携や、オンライン名刺交換ができるように、早い段階で「SKYPCE」のバージョンアップをはかっていきたいと考えています。
名刺は個人で管理する時代から、会社で管理する時代になります。今後も「SKYPCE」を多くの企業の方々に使っていただくために、お客様のビジネスの役に立ち、安心・安全に個人情報を取り扱える製品になるように注力していきます。
動画で見るSKYPCEの操作方法
