ビジネスでのやり取りに、今や欠かすことのできない「PDF」。取引先との契約書や請求書、チーム内での資料の共有などに使われ、多くの方が日常的にファイルを開いているはずです。便利なPDFですが、チェックや署名が必要な時には、印刷して手書きで記入している、といった手間を掛けていませんか？

PDFは画面で見るだけのものではありません。コメントを加える、取り消し線やマーカーを引くなどの機能もさることながら、直接PDFのテキスト内容を編集したり、画像を差し替えたりすることができる、多彩な編集機能が存在します。PDFの編集機能を使いこなせば、作業を大幅に効率アップし、より一層ビジネスに貢献することができるのです。そしてそれらの機能は、無料で使えるものもたくさん。誰でも簡単にトライできるので、一度使ってみるのはいかがでしょう。

かゆいところに手が届くAdobeのPDFツール

普段のネット検索などでも、行政機関や企業のお知らせ、製品の説明書、飲食店のメニューなど、PDFはさまざまなところで使われています。そのメリットは、最新のWindowsやMacなどのOSがインストールされたPC、スマートフォンであれば、誰でも見ることができる点です。端末やWEBブラウザーなどの環境に左右されないため、文書を作成した際のイメージを崩すことなく、忠実に伝えることができます。

ビジネスにおいては、テキストや画像を含んださまざまな文書をPDFに変換すれば、複数のファイルを1個にまとめられて、ファイルサイズも小さくできます。メールやクラウドを介してPDFファイルをやり取りすることによって、情報をより正確に共有することが可能になるのです。

さらに、プリントアウトする必要性が減ることにより、オフィスのペーパーレス化を推進します。働き方改革の側面でも、自宅や出先などでPCやスマホの画面をチェックできるため、リモートワークの推進にも貢献します。

PDFを閲覧する時に、一般的によく使われているのがAdobeのツール。表示を拡大したり、コメントを入れたりするのにも便利です。そもそもPDFはAdobeが開発したファイル形式で、世界中の企業から信頼されるファイルフォーマットとなっています。生みの親であるAdobeのツールでPDFを利用する際のアイコンは、誰しも一度は見たことがあるのではないでしょうか。

さらに一歩進んで、PDFの作成や編集などのさまざまな機能を備えたツールが「ブラウザー向けAdobe Acrobat」です。他のファイル形式からPDFへの変換、その逆への変換、PDFのサイズ圧縮、ページの並べ替え、コメント編集、電子署名など、かゆいところに手が届く機能が網羅されています。そのほとんどを無料版（※）で使えて、作業はオンラインで済ませることができるのです。
※無料版での利用には回数制限があります。

バリバリのビジネスパーソンでなくても、誰もが仕事のやり方を変えてしまう可能性を秘めた「ブラウザー向けAcrobat」。その便利な機能について解説していきます。

無料版の「ブラウザー向けAcrobat（オンラインサービス）」はこちら>>

無料版オンラインサービス「ブラウザー向けAcrobat」
の便利な編集機能

便利その1：PDFへの書き込み＆コメント挿入がラクラク

複数人のチームで企画を立てたり、アイデアをブラッシュアップする時に、それぞれの意見を集約できずに、うまく進行できなかったという経験はないでしょうか。議題の対象となる文書へのコメントが、メールだったり手書きだったりしてバラバラになると、誰が何を言っているのかわかりにくく、重複や見落としなどが起こって業務が停滞してしまいます。

文書をPDFにして1つのファイルにコメントをまとめれば、誰かが連絡係になって大変な思いをすることもありません。オンラインサービスの「ブラウザー向けAcrobat」にアクセスしてファイルを開けば、コメントを追加や編集したり、テキストに下線や取り消し線を引いたりすることができます。

編集したファイルをクラウドなどで共有することによって、誰かのコメントに対して別のメンバーがさらに意見を入れたりして、より建設的な議論を重ねることが可能になります。細かな連絡や引き継ぎなどもしやすく、チーム全体での業務を円滑に進行します。

さらに、自治体や会社への申請書をメール等で送る場合には、PDFならプリンター等の必要はありません。オンライン上でPDFに必要事項を書き込んだファイルを用意すれば、わざわざ印刷して手書きをする手間を減らせます。

便利その２：圧縮して迷惑をかけないサイズに

画像などを多く含む文書は、どうしてもファイルサイズが大きくなります。会社案内や商品案内資料なども、ページ数が増えるにつれてデータも重くなりがち。メールなどで送受信できるファイルサイズの上限を超えると、送る際に手間が生じてしまいます。大容量のファイルを受け取った相手が、その扱いに困ってしまうこともあるでしょう。

「ブラウザー向けAcrobat」は、PDFファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、ファイルを圧縮することが可能です。コンテンツの品質を損なうことなく、ファイルの大きさを最適化。圧縮レベルの設定を選んで、適切なファイルサイズのPDFを作成します。

便利その３：ファイルの結合・分割も簡単

PDFのファイルはページで構成されており、複数のページをまとめたり、ページごとに分割することも簡単です。たとえば、プレゼンテーションに使ったスライド資料や見積書、進行スケジュールなど、クライアントにひと通り説明した後に、いくつもの資料をメールで送付しなければならないことがあるでしょう。そんなとき、添付資料を一つにまとめられるとスマートです。

ファイル形式がばらばらの場合は、まず「ブラウザー向けAcrobat」でそれぞれPDFに変換。次に結合機能を使って、結合したいPDFファイルをドラッグ＆ドロップすればOKです。

PDFを「分割」したい時も同様で、ページごとに複数のファイルに分けて、ファイルサイズをさらに小さくすることができます。必要なページだけ「抽出」することや、ページの「並び替え」「挿入」「回転」も難しくありません。

発注書や見積書など、さまざまなビジネス文書の多くはエクセルやパワーポイントで作成されています。しかし、受け取った側の環境によっては文字化けして読めなかったり、挿入した図形がずれて表示されてしまったり、一方的に書き換えられてしまう心配もあります。それらのファイルを「ブラウザー向けAcrobat」にドラッグ＆ドロップするだけでPDFファイルに変換できます。PCなどの環境にかかわらず閲覧することができ、文書を書き換えられてしまうリスクも減らせます。

逆に、PDFファイルからエクセルやパワーポイントのファイルへの変換も、オンライン上で完結。いつも使っているアプリでファイルを編集したり、必要な箇所だけを既存のファイルに追加することも簡単にできます。手間をかけてテキストを打ち直したりする必要はなく、ミスの防止につながります。

契約書などの重要な書類は、関係者以外は内容を見ることができないなどのセキュリティが求められます。「ブラウザー向けAcrobat」を使えば、パスワードを設定してPDFの閲覧を制限し、情報漏えいのリスクを軽減。閲覧を許可した場合も、編集に対してパスワードで制限でき、第三者による文書の改ざんを防ぎます。文書への署名や、署名の依頼も、複雑な操作は必要なく、オンラインで済ませることができます。

有料版「Adobe Acrobat Pro」のおすすめポイント

無料版の「ブラウザー向けAcrobat」が便利だと感じて、もっとPDFを使いこなしたいと思った方におすすめなのが、有料版のソフトウエア「Adobe Acrobat Pro」です。こちらは機能の回数制限を気にする必要がなく、より業務の効率アップをめざしたいビジネスパーソンや個人事業主などにピッタリです。

「Adobe Acrobat Pro」をダウンロードすれば、機能を回数無制限で使えて、クラウドストレージの容量も無料版の2GBから100GBへとアップ。使い勝手が大幅に向上し、オフラインでも利用できるため、通信環境などの事情で作業が中断することを防ぎます。

このほかにも、より高度なテキストの編集、画像の配置や、回数制限なしの電子署名などのあらゆる操作が一画面で完結。業務をよりスムーズに進めることができます。さらに、PDF内に表示されている機密情報を墨消しして完全に削除することも可能で、セキュリティ対策の推進に寄与します。

デジタルのさまざまな手続きが複雑になり、思わぬストレスが生じてしまっている現代のビジネス。できる限りの作業をPDFと「Adobe Acrobat」に集約することで、日々の仕事もスッキリするのではないでしょうか。

まずは無料版を試してみて、その使い勝手や操作性を体感してみてください。