Ｓｋｙ株式会社が提供する営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」。これまでのオンプレミス版にクラウド版「SKYPCE Cloud Edition」が加わり、自社のデータ管理環境にあわせた名刺管理の選択肢の幅がさらに広がった。
個人情報保護とデータ活用の両面が求められる今、会社の重要資産たる名刺情報をどのように扱いビジネスに還元をしていくべきか、「SKYPCE」を提供する同社ICTソリューション事業部 執行役員の金井孝三氏に伺った。
日本における名刺管理の現状
ビジネスシーンでは紙の名刺が非常に多く使われますが、「名刺を起点にビジネスを変えていこう」という考えを持っている企業が少ないのも事実です。
例えば、紙の名刺を会社で管理するにしても、名刺ファイルに入れて会社で保管するだけでは、個人で保管するのとあまり違いがありません。ファイルが会社の棚にあるのか、個人の机にあるかの違いだけです。つまり、紙の名刺をそのまま保管していた時代には、たとえ会社で管理したとしても、それを有効に使う手段がなかったのです。
その結果、会社がIT化し、スマートフォンを持つような時代になっても、「名刺を会社で共有する」という発想が生まれてこないままになっています。
フリーの名刺管理サービスのリスク
実際の業務では社員の皆様はスマートフォンやパソコンを使いますから、名刺情報をITで管理しようという発想になります。その中で出てきたのが、フリーの名刺管理サービスです。会社は「DXだ！」と言うのに、名刺は管理してくれないということで、フリーの名刺管理サービスを使い始めた方が日本国内だけで既に数百万人はいるといわれています。
しかし、使用する際は「名刺は個人情報である」という点に注意しなければなりません。個人がフリーの名刺管理サービスを使ってデータベースのように名刺を検索できるようにすると、これは個人情報保護に伴う法律でいう「個人情報データベース」という扱いになります。つまり、会社の名刺をフリーの名刺管理サービスに登録すると、会社が管理すべき個人情報データベースになってしまうのです。
ところが、多くの会社はまだ組織として名刺情報を管理していないので、社員の方たちはそれぞれ個人の名義でフリーの名刺管理サービスを契約することになります。会社としては、社員が勝手にやっていることなので管理対象になっていない。フリーサービスの存在自体を公式には把握できていない、というような状況が広がりつつあるわけです。
たとえフリーの名刺管理サービスの約款にそのように書いてあっても、個人の方は個人情報保護に伴う法律に精通しているわけではないため「知らずに使ってしまっている」ことも多く、結果的に法律上問題のある使い方になっているケースが散見されています。
フリーまたは有償の名刺管理サービスでは、システムに取り込んだ名刺のテキストデータや名刺画像が利用終了時に一切入手できない場合や、登録したデータの一部しか入手できない場合もあり、他のシステムで利用することは容易ではありません。
SKYPCEではこのようなベンダーロックインになることを避けるため、契約を終了される際には、お客様がスキャンした名刺画像やテキストデータ、入力した情報をお客様に返却できるようにしています。
「名刺管理で営業を支援する」という発想の原点
「名刺を会社で共有する」システムとして、現在様々な名刺管理ツールが提供されています。私たちも自社で「SKYPCE」を開発する前は、法人向けの名刺管理サービスを利用していたことがありました。ただ、そのサービスでは「いつ・誰が・誰と名刺交換をした」という情報しかなく、営業活動の実態把握はなかなかできませんでした。
このような実体験が、名刺情報を活用して営業支援機能を高めるという「SKYPCE」の発想のきっかけになりました。私たちは名刺をデジタル化するだけではなく、その情報を会社内で共有し、営業活動に活かして収益を上げていただくことにこそ価値があると考えています。「SKYPCE」を通して、これまでにない新しい営業スタイルを確立し、お客様の業績に貢献していけたらと思っております。
オンプレミス版とクラウド版から選べるSKYPCE
今まで「SKYPCE」はオンプレミス版（※自社内で管理しているサーバーなどにシステム導入すること）として提供をしてきましたが、この度新たにクラウド版をラインナップに加えることとなりました。
オンプレミス版は「名刺情報を自社の管理下に置き、データを自由に扱うことができる」という点をご評価いただいていましたが、長引くコロナ禍や半導体の高騰などの影響で、「新規のサーバー設置ができない」「情報システム部門の採用が難しく、サーバーの管理者が不足している」といった会社が増えるなど、状況に変化がありました。
お客様のご要望にお応えするためにはオンプレミス版だけでは限界があります。そこで、「SKYPCE」では今回新たにクラウド版、いわゆるSaaSのサービスを提供することにいたしました。
クラウド版のメリットは、サーバーを設置・管理する必要がなく、導入しやすいという点にあります。「SKYPCE」はオンプレミス版でも、クラウド版でも、同じ機能がご利用いただけるように設計されています。どちらを選ぶのかはサーバーや名刺データの管理体制がポイントになってきます。
「営業活動において重要なデータである名刺情報は、自分たちの手で管理したい」。そんなお客様にはオンプレミス版がおすすめです。もちろんIaaS形式でデータをクラウド上に置くこともできます。それに対して、「会社にサーバーを設置することができない」「名刺データをクラウド環境で保存することをセキュリティ上のリスクとして許容できる」お客様には、クラウド版をおすすめしています。オンプレミス版かクラウド版かを選べるのは「SKYPCE」だけなので、お客様の環境に合わせ、最適なものをご提供できればと思っています。
SKYPCEを活用して営業支援の幅を広げる
名刺とは、営業の方がお客様とお会いした時に交換するもの。その時にちょうど商談につながれば、案件としてSFAなどに登録することができますが、実際のビジネスシーンはそんなに都合の良い話ばかりではありません。営業に行ってみたら、お客様から「それはこの前買ったばかりだから次は5年後です」と言われるようなこともあります。
しかし、そのお客様は5年後には買い換えてくれる可能性があるということです。こういった見込み案件をどれだけ持っているかは、日々の売上・受注に大きく影響するので、たとえ今は売れなくても、そのお客様との関係をどう維持していくかがとても大事になってきます。これは営業の方個人の対応に依存するところが大きく、属人的になりがちです。
そこで、「SKYPCE」では営業支援のための様々な機能を提供しています。
「SKYPCE」ではメールやメルマガを一斉送信できる「One To Oneメール送信」という機能をご提供しており、営業以外の販促部門や他の部門からもメルマガを送ることができます。メルマガで自分たちに関心を持ってもらうことができれば、今案件がないお客様でも何年か先に見込まれる商談の機会まで関係をつないでおくことができますよね。
また、メルマガとして一斉送信した時に、差出人には「名刺を交換したAさん」の名前にすることができます。受け取る側としては会社からではなく、「名刺交換をしたAさんからメールが届いた」という印象になり、存在を覚えていただくきっかけにもなります。
見込み案件における関係づくりをサポートする新機能「活動記録」
「SKYPCE」Ver.2へのアップデートに伴い、新たに営業支援機能を追加いたしました。日々の営業活動を記録する「活動記録」という機能です。
この「活動記録」は、いつお客様を訪問し、どんな話をしたか、という情報を記載するものです。具体的な案件であれば、SFAなどで進捗管理をすることができますが、案件化するのが数年先になるような見込み案件の場合、その期間のお客様との関係づくりを記録する仕組みというものがありませんでした。「SKYPCE」の「活動記録」は名刺に紐づいているので、案件になっていないお客様とのやりとりも全て記録しておくことができます。
大企業の場合、2~3年ごとの人事異動で担当が変わり、追いかけたいお客様がいても引き継ぎが難しく、関係が途切れてしまうということもあるでしょう。また、引継ぎ前の進捗状況を確認しようとしても、会社全体のビジネス情報進捗管理システムは企業単位あるいは案件単位でまとめていることがほとんどなので、詳細がわからないということが多いのです。
そんな時、「活動記録」を見れば追いかけたいお客様がいつ誰と何を話していたかという履歴がわかるので、後任者がそのお客様と名刺交換をするだけで、スムーズに引き継ぎを行うことができるようになります。
さらに、この「活動記録」は会社の中で共有することができるので、見込み案件の関係づくりを、担当の営業がきちんとメンテナンスできているかどうか、組織全体として把握することができるようになります。
このような見込み案件を含めたビジネス進捗情報を管理できるシステムというのは、実は今まであまりなかったのです。私たちはこの「SKYPCE」独自の「活動記録」機能で、「商談になる前の関係づくり」という新しい価値を提供したいと思っています。
アップデートでさらに広がるSKYPCEの営業支援機能
営業の方の一番の困りごとといえば、お客様を定期的に訪問する際に「話すネタがない」ということ。ましてや商談の話もなく、関係性をつないでいる期間の場合、どんな話をするかはとても重要です。「SKYPCE」では現在「活動記録」に、お客様の会社に関わるニュース情報の配信機能の追加を進めています。
「SKYPCE」に登録された企業名とWEB上のニュースの中に登場する企業名を一致させ、そのニュースを表示できる機能です。訪問前にお客様の名刺データを見れば、その会社に関する最新のニュース、例えば新製品に関するニュースリリースなどを読むことができるので、お客様との話題づくりにご活用いただければと思っています。
また、営業活動の進捗管理においては、初めてのお客様の場合、情報をSFAやCRMにマスター登録しなければなりません。営業の方が名刺を見ながら入力するのは手間のかかる作業です。
そこで「SKYPCE」では、SFAやCRMとの連携機能も準備しています。これが実装されると、「SKYPCE」に取り込んだ名刺データをご利用中のSFAやCRMに送ることができ、マスター登録の際に手打ちで入力するような手間を省くことができます。
私たちはスキャンした名刺データを、OCR（光学式文字読み取り装置）だけではなく、AIや機械学習、最後は人間の目によってチェックしています。これによってメールアドレスや電話番号、住所や部門・役職名に至るまで、全て間違いのないデジタルデータとして登録されるため、SFAやCRMと連携した際にもそのままマスターデータとしてご利用いただくことができるというわけです。
今回ご説明したOne to Oneメールや活動記録、新機能として予定されているニュース配信やSFA / CRMとの連携機能は、オプションではなく、全て標準機能としてご提供する予定です。
こういった新機能を続々追加していく予定なので、「SKYPCE」を活用し名刺のDXと営業支援の拡大を、是非ご検討頂ければと思っています。
