「Microsoft 365 Personal」の利点は、クラウドストレージ「OneDrive（ワンドライブ）」が最初から1TBも用意されていること（無料版は5GB）。これがどれぐらいの容量かといえば、音楽だと20万曲以上、HD動画なら160 時間以上に相当する。

それらのデータは、ネット接続環境があればいつでもどこでも、パソコンやスマホなどの端末で出し入れすることが可能。セキュリティも綿密に設計されており、特に重要なデータは「個人用Vault」のフォルダ（vaultは金庫の意味）に保存すれば、さらに強固な2段階認証によって守られる。

大容量を有効に生かした利用法の一つが、パソコンのバックアップ。井上さんは「極端な話、1TBのパソコンのデータを全部クラウドにコピーできます（笑）。実際にまるごとコピーすることはなくても、安心感が違います。クラウドストレージのサイズが小さいと、不要なファイルを削除してクラウドの容量を空けなければなりません。その作業を考える必要がないのですから」と説明する。

「Microsoft 365 Personal」では、そんな“保存し忘れ”に伴うダメージを最小限にとどめられる。すなわち、ExcelやWord、PowerPointのファイルをOneDriveフォルダー内で編集すると、自動的に保存されるようになっているのだ。自動回復用のデータを保存する間隔は「10分ごと」などに設定可能で、自動保存したくない人は設定をオフにすることもできる。

さらに、過去に保存したファイルが「バージョン履歴」としてOneDriveにバックアップされていることも大きなポイントだ。たとえば「このページを大幅に変えたが、3日前の内容に戻したい」という場合には、当時の履歴をたどれば良い。「バージョン履歴」はOfficeファイル以外でも設定できるので、さまざまなファイルを守る場面でOneDriveを活用したいところだ。

当然ながら、メールでの送受信が難しい大きなファイルの受け渡しにも、OneDriveは活躍する。井上さんはかつてWEBのファイル送信サービスを使っていたが、セキュリティの面で安心できるクラウドストレージへと移行したという。ときには数10MBになる校正用のPDFファイルをやりとりするほか、最近ではオンラインセミナーの動画をクラウドストレージからダウンロードして、その内容を原稿にする仕事の依頼を受けたそうだ。

「たとえば今のPowerPointは、DTPソフトに近いと言ってもいいぐらいです。図形やテキストボックスをそろえるためのガイドが表示されて、とても便利で使いやすい。デザインの提案までしてくれるので、センスに自信のない人でも、任せておけば資料のレベルを上げられる。自信がある人は、細かいところでオリジナリティーを発揮することもできます。他の人とファイルを共同編集できるのも、役割分担ができて便利です」

原稿の仕事では、Wordの文章校正や校閲履歴の機能が不可欠。Excelも、業務や出入金の管理、見積書や請求書の作成などに使う頻度が高いそうだ。

井上さんが現在使用している機器は、Windowsパソコン2台と、Macパソコン1台、スマホがiPhone1台。この計4台に「Microsoft 365 Personal」が使えて、1契約で済む（同時に利用できるのは最大5台まで）。「パソコンやスマホを買い替える時でも、データの移行などの手間も少ないし、すべての機器で最新のOfficeが使えるのは、やはりリーズナブルに感じる」と語る。