企画制作：朝日新聞社メディアビジネス局 広告特集
PR：中小企業のテレワーク応援プロジェクト
社員がより良い環境で働くために、在宅勤務などのテレワークという選択肢は、今や待ったなしの状況だ。働き方の変化が求められる昨今にあって、それに拍車をかけたのが今回のコロナ禍。緊急事態宣言の発令を経て多くの企業がテレワーク推進に踏み切り、都内の企業のテレワーク導入率は3月時点での24.0％から、4月には62.7％と大幅に増加した（東京都調べ）。一方で、導入予定のない企業は、従業員300人以上だと14.7％、30～99人の企業では39.2％と、企業規模による意識の違いも顕著になっている。
なぜ中小企業ではテレワーク導入が進みにくいのだろうか？ その解決方法を探っていきたい。
中小企業ほど
テレワークの効果は大きい？
テレワークの導入は、多くの面で企業価値を高めることにつながる。時間や場所にとらわれずに働きやすい環境を実現することによって、優秀な人材を確保し、社員のパフォーマンスも向上。さらに、万一の大規模災害や、新型コロナウイルス感染の第2波、第3波への備えとして、業務の継続性を確保することができる。
総務省が毎年行う通信利用動向調査によると、テレワークを導入した企業の81.6%が効果を得たと回答している（2018年調査、n=413）。2016年の調査では労働生産性（※）を算出し、テレワークを実施している企業が957万円、実施していない企業では599万円と、1.6倍もの格差がみられた。
これらの効果がもたらされるのは、大企業だけではない。むしろ、一人ひとりの業務範囲が広い中小企業ほど、テレワークに伴う効果は期待できる。人と直接会うことが不可欠な職種や、生産現場の作業などでない限り、あらゆる職種でテレワークは効果を発揮する可能性を持つ。
コロナ後も新しい生活様式の一つとして、テレワークは社会に定着していくことが想定される。テレワークに切り替えた企業と、未導入の企業との格差は広がっていくばかり。企業としてのサステナビリティを維持するためにも、中小企業もテレワーク導入を積極的に検討すべき時期に来ている。
導入の際の課題をクリアする方法とは
テレワーク導入を阻む要因としては、コストや社会制度の問題が考えられる。だが、それらのハードルは意外に高くない。企業の実情に合わせた導入方法によって課題をクリアすることができ、さまざまな手厚いサポートも利用できるのだ。そこで、誤解されがちなポイントや疑問と、それに対するソリューションをQ&A方式で紹介する。
テレワーク導入には相当なコストがかかる？
IT環境に対する最低限の投資はもちろん必要だが、最近のPCやWi-Fi機器は安価で高性能な製品がそろえられる。極論を言えば、スマートフォン1台でテレワークを始めることも可能だ。Web会議のためのアプリやクラウドサービスは、低コストでの導入が可能で、無料のものも利用できる。
今なら公的機関による手厚いサポートも受けられる。経済産業省のIT導入補助金や、厚生労働省の働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）は、コロナ感染症対策として、制度や助成対象を拡充している。自治体でも助成やコンサルティングを行っている場合があり、積極的に活用したい。
コスト削減という意味では、テレワークの導入効果によって社員の通勤交通費やオフィスの光熱費などを減らせる。さらに業務の効率化に伴うメリットも加えれば、投資に見合った以上の効果が期待できる。長期的な視点に立って、導入のタイミングを見定めるべきだろう。
スタートするときに必要なツールは？
円滑にテレワークを遂行するためには、（1）ある程度のスペックを持つ通信機器、（2）コミュニケーション用のアプリ、（3）インターネット接続環境、の3つが必要となる。利用する人によってバラつきがない方が良いため、会社主導でツールを導入することが大切だ。
通信機器は、内蔵カメラやマイクが付いたノートPCが一般的。WordやExcelなど、業務で使用するソフト等は事前に入れておくと良いだろう。Web会議などを行うアプリは、自社業務と親和性の高いものを採用したい。接続環境は、会社からWi-Fi機器を支給することによって、自宅以外でも対応が可能になるだけでなく、セキュリティを担保することができる。
社内コミュニケーションはどうなる？
コミュニケーション用のアプリを上手に使うことによって、社内のやりとりは、オフィスで顔を合わせるよりも円滑になるかもしれない。「Microsoft Teams」などのアプリには、テレワークを始めるのに適したビデオ会議などの多様な機能が搭載されている。
たとえば、常時のやりとりはチャットを使えば、堅苦しい挨拶などは省略し、業務に関連したコミュニケーションは効率的になる。履歴が残ることによって、報告や連絡のミスが少なくなり、いなかったメンバーも後から確認することができる。
そして、必要なときにだけビデオ会議を開くことで、離れていても密度の濃いコミュニケーションが行える。作業内容が共有できるホワイトボードを使えば、対面の会議で行っていたようなやりとりを再現することが可能。アナログな会議にはなかったファイル共有、録画機能などを使いこなせば、より有意義な会議になるはずだ。
ただし、ビデオ会議のような仮想環境でのコミュニケーションでは、情報漏えいなどのリスクに気をつけなければならない。セキュリティ対策やプライバシー保護の面で、信頼性のおけるツールを使うことも大切だと言える。
公的支援や相談サービスを
有効に利用しよう
自社の業務がどれだけテレワークに移行できるか、準備やコストがどれだけ必要なのか、判断することはなかなか難しいかもしれない。その場合には、さまざまな団体のサービスを利用することも有効だ。テレワークに関する公的支援についてわからないときは、一般社団法人日本テレワーク協会のサイトが参考になる。ガイドライン作りで困った際には、テレワーク相談センターに電話やメールで相談することもできる。
また、PCメーカーなどによる「中小企業のテレワーク応援プロジェクト」でも、テレワーク導入時のガイドライン作りや、ツールについての電子ブック『中小企業のためのテレワークガイド』の配布、オンラインセミナーなどを実施している。
テレワークに最適なPCやツール選びを
円滑にテレワークに移行するためにお勧めするのが、テレワーク推奨モデルのノートPCと、コミュニケーションアプリ「Microsoft Teams」だ。
以下に紹介するWindows 10 PCはカメラとマイクを内蔵し、WordやExcelなどを含むOffice 2019を搭載。セキュリティ対策やプライバシー保護においても安心できる仕様となっている。
VersaPro J タイプVM
デスク業務の使いやすさとスムーズな持ち運びを両立するスリムベゼル採用14型フルHD液晶を搭載。Ａ４ファイルサイズの鞄にすっぽり入るサイズでオフィス内の移動を考慮したコンパクト性も備えているため、フリーアドレスオフィスでの活用にも適しています。
dynabook G/GX/GZ
薄く、軽く、26方向の落下にも耐える堅牢ボディ。高性能、長時間駆動、拡張性、安全性など、ビジネスに求められるそれらを何ひとつ犠牲にすることなく、すべてを満たすことを目指したモバイルノートPC。本質を極めた正真正銘の“THE note pc”
New Vostro 15 5000 (5501)
日々の快適なビジネスをサポート。耐久性に優れた、Office 2019搭載ビジネス向け15インチ ノートパソコン。Webカメラのプライバシー シャッターをはじめとする高度なセキュリティ機能を搭載。
HP Elite Dragonfly
現代の多様な働き方に柔軟に適応し、時間も場所も選ばず最高のパフォーマンスを可能にするビジネスコンバーチブルPC。CNC削り出しのマグネシウムの筐体は重量999gと軽量ながら、圧倒的な堅牢性と多彩なセキュリティ機能を兼ね備えています。
LIFEBOOK U9310/D
片手で軽々、カバンに入れて持ち運びたくなるモビリティ、多彩なセキュリティも備え、安心で快適なテレワークを実現する超軽量モバイルPC（約777g、約15.5mm）。Webカメラ、有線/無線LAN、USB Type-Cなど装備も充実。
ThinkPad X1 Carbon
モバイル性能とビジネスシーンでのパフォーマンスを徹底的に追求。究極のパフォーマンスを実現しながら、天板にカーボン繊維素材を使用し、妥協なき堅牢性を備えたプレミアム・モバイルPC。それが、ThinkPad X1 Carbonです。
「Microsoft Teams」は、高度なビデオ会議、チャット、通話、ファイル共有などのコミュニケーション機能が使えるアプリ。
データは暗号化や多要素認証で保護され、プライバシー保護を前提とした設計がなされている。
無料で始められる「Microsoft Teams」も用意されているので、上記のPCメーカーのリンクから早速チェックしてみてはいかがだろうか。
Microsoft Teams